TIETOSUOJASELOSTE

Isännöintiverkon omat rekisterit - päivitetty 1.6.2018

Tietosuojaperiaatteet - Isännöintiverkon omat rekisterit

Yleistä

Isännöintiyrityksen toiminnan kannalta on välttämätöntä kerätä ja hallinnoida asiakasyhtiöihin liittyviä henkilötietoja. Asiakasrekisteri on oma erillinen rekisteri, jossa ylläpidetään asiakasyhtiöiden hallituksen puheenjohtajien ja jäsenien tietoja. Samoin yritys kerää henkilötietoja viestintä- ja markkinointitarkoituksiin sekä osallistujalistaa tapahtumien yhteydessä. Kaikki henkilötietojen käsittely tapahtuu kunnioittaen rekisterissä olevien henkilöiden yksityisyyttä.

Tietojen käsittelyn peruste

Tarvitsemme asiakkuustietoja asiakassuhteen hoitamista varten. Muiden kuin asiakkaiden osalta tarvitsemme henkilötietoja markkinointiin ja asiakashankintaan. Kerättävien tietojen osalta perusteena on oikeutettu etu. Käytämme asiakasrekisterin ja osoiterekisterin tietoja asiakkuussuhteen ylläpitämiseen sekä asiakasviestintään. Tapahtumiin osallistujien tiedot on kerättävä, jotta tiedämme osallistujien määrän ja voimme tarvittaessa toimittaa esitysmateriaaleja.

Rekisterit ja käytettävät tietojärjestelmät

Yrityksemme on rekisterinpitäjä seuraavissa rekistereissä

Asiakasrekisteri

- Nimi
- Sähköpostiosoite, osoite
- Matkapuhelin, puhelin
- Taloyhtiön nimi
- Tehtävänimike / rooli

Osoiterekisteri

- Nimi
-  Sähköpostiosoite, osoite

Uutiskirje hallitustiedote

-    Sähköpostiosoite
-    Taloyhtiön nimi
-    Tehtävänimike/rooli

Uutiskirjeen saajarekisteri

-    Sähköpostiosoite

Tapahtumien osallistujalista

-    Nimi
-    Sähköpostiosoite
-    Taloyhtiön nimi
-    Ruoka-aineallergiat
-    Syntymäaika (risteilyt)

Potentiaalisten asiakkaiden rekisteri

-    Nimi
-    Sähköpostiosoite, osoite
-    Puhelinnumero
-    Taloyhtiön nimi
-    Tehtävänimike/rooli

Perustietojärjestelmänä käytämme Visman Fivaldi -taloushallinto ja kiinteistönhallintajärjestelmää sekä SharePointia. Tämän lisäksi henkilötietoja on tallennettu excel-taulukkomuodossa oleviin rekistereihin.

Tietojen kerääminen

Asiakasrekisteriin sisältyvät henkilötiedot saamme asiakkaalta itseltään. Uutiskirjeen saajarekisteri koostetaan nykyisten asiakkaiden hallitusjäsenistä sekä asukkaiden uutiskirjeen tilaamisen yhteydessä antamista tiedoista. Asukaslehden postitusta varten tiedot kerätään asiakasrekisteristä. Lisäksi henkilöön liitettävissä olevia tietoja kertyy internetsivuille kirjautumisen yhteydessä sekä niitä käytettäessä.
Varmistaaksemme tiedon ajantasaisuuden päivitämme tietoja viranomaislähteistä tai muilta palveluntarjoajilta.

Tietojen säilyttäminen

Säilytämme henkilötietoja asiakasrekisterissämme  sen ajan, kun osakas asuu taloyhtiössä tai taloyhtiö on isännöintiyrityksemme asiakas. Tämän jälkeen säilytämme asiakkaisiin liittyviä henkilötietoja niin kauan ja siinä laajuudessa kuin se on tarpeellista laskutuksen, perinnän ja oikeudellisten toimenpiteiden takia. Markkinointiin liittyviä rekisteritietoja säilytämme toistaiseksi.

Tietojen luovuttaminen ja siirtäminen

Henkilötietoja ei luovuteta eteenpäin. Henkilötietoja voidaan kuitenkin luovuttaa viranomaiselle, joka esittää lakiin perustuvan tietopyynnön.

Uutiskirjeiden lähetystä varten hallitusten yhteystiedot tallennetaan excel-taulukkoon ja tarvittavat tiedot (rooli, taloyhtiö ja sähköpostiosoite) siirretään MailChimp-postitusohjelmaan palveluntarjoajan palvelimelle EU:n tietosuoja-asetuksia noudattaen.

Tietoturva ja henkilötietojen käsittelyyn liittyvät toimintaohjeet

Isännöintiyrityksessämme on laadittu erillinen henkilöstön tietoturvaohje. Henkilötiedot säilytetään tietoturvallisessa ympäristössä ja niitä käyttävät ainoastaan isännöintiyrityksen työntekijät suojatuilla työasemillaan, joihin työntekijät pääsevät kirjautumaan henkilökohtaisella käyttäjätunnuksellaan.

Tietojen sijainti

Henkilötiedot sijaitsevat tietojärjestelmätoimittajien palvelimilla sekä työntekijöiden työasemilla. Paperimuodossa olevia asiakirjoja on toimistossamme ja toimiston arkistossa. Toimistoon ei pääse ilman että joku henkilökuntaan kuuluva ottaa vastaan ja arkisto on asianmukaisesti lukittu.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus saada tieto häntä koskevista tiedoista, oikeus pyytää häntä itseään koskevien tietojen oikaisemista tai poistamista taikka käsittelyn rajoittamista, oikeus vastustaa häntä itseään koskevien tietojen käsittelyä sekä oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle. Poistamis- rajoittamis- tai vastustamisoikeutta ei kuitenkaan ole sellaisten tietojen osalta, joiden käsittely on välttämätöntä tai tarpeellista.

Rekisteröidyllä on oikeus saada tietosuojaan liittyvien oikeuksien toteuttamista koskeva asia käsiteltäväksi valvontaviranomaiselle (tietosuojavaltuutetun toimisto), mikäli emme ole noudattaneet tietosuojaa koskevia säännöksiä.

Henkilötietojen käsittelyä koskevissa kysymyksissä voitte olla yhteydessä asiakaspalvelujohtaja Paula Mantilaan tai viestintäpäällikkö Virpi Uutteraan. Sähköpostiosoitteet ovat muotoa etunimi.sukunimi@isannointiverkko.fi. Tietojesi tarkistuspyynnön voit tehdä asiakaspalvelupisteissämme.

Isännöintiverkon asiakkuuksien hoitoon liittyvät tietosuojaperiaatteet löytyvät Asukassivujen Hyvä-tietää -valikosta.

Haluatko tietää lisää, ota yhteyttä myyntiin:

Myyntipäällikkö Mika E. Raita:
+358 40 515 7427

myynti@isannointiverkko.fi

Ota yhteyttä asiakaspalveluun:

Asiakaspalvelu: +358 9 8190 550
asiakaspalvelu@isannointiverkko.fi

Lähetä meille sähköpostia ja palaamme asiaan mahdollisimman pian.

Anna palautetta »

Tilaa uutiskirjeemme

Tilaamalla uutiskirjeemme saat ensimmäisenä uusimmat tiedotteet ja ajankohtaiset asiat suoraan sähköpostiisi.

Käytä tarjouslaskuria!